Que vous travailliez seul ou en équipe, vous avez besoin d’organiser votre travail pour le mener à bien et dans les délais. Les logiciels de planification des tâches vous offrent des outils taillés sur mesure pour vous aider au quotidien. Nous vous proposons une sélection de 5 de ces logiciels, avec leurs principales fonctionnalités pour vous aider à sélectionner le plus pertinent pour votre entreprise.
Les critères essentiels d’un logiciel pour planifier les tâches
Nous avons sélectionné des logiciels de planification des tâches qui proposent des fonctionnalités essentielles pour travailler efficacement.
1 – La gestion depuis une seule interface : tous les outils doivent être accessibles depuis un tableau de bord ou une interface unique, afin de vous proposer une vision globale et vous permettre de suivre facilement vos dossiers.
2 – La simplicité et la convivialité : un outil doit être facile à prendre en main et son utilisation doit être intuitive. Ainsi, chaque collaborateur peut participer sans avoir besoin de formation spécifique. C’est aussi le meilleur moyen de travailler rapidement.
3 – La possibilité de partager vos travaux : à moins de travailler seul, vous avez besoin de partager vos tâches. Le logiciel de planification doit permettre le partage de fichiers, le suivi des dossiers, l’ajout de notes de la part de tous les collaborateurs, etc.
4 – La compatibilité avec d’autres outils : le logiciel doit vous proposer l’intégration d’applications tierces et ainsi s’ouvrir à d’autres outils, par exemple Excel, Jira, Outlook, Zoom, Slack, Zendesk, Salesforce, etc.
5 – L’automatisation pour gagner du temps et ne rien oublier.
6 – Une version gratuite ou au minimum une période d’essai gratuite : le logiciel de planification peut proposer une version gratuite et des abonnements pour accéder à davantage de fonctionnalités. Pour ses formules payantes, il est souhaitable qu’il vous offre une période d’essai gratuite pour vous permettre de vous assurer qu’il correspond bien à vos besoins.
La méthode Kanban
La plupart des logiciels de planification utilisent la méthode Kanban. Il s’agit d’une gestion visuelle permettant d’organiser et de suivre les tâches de manière claire et efficace. Vous créez des tableaux kanban qui contiennent des fiches que vous remplissez et déplacez (par un glisser-déposer) en fonction de l’avancée de votre travail. Vous obtenez ainsi une vision globale très claire.
Voici donc notre sélection de 5 logiciels pour mieux planifier et organiser vos tâches.
1 – Trello
Trello est l’archétype des outils utilisant la méthode Kanban. Il s’est imposé par sa facilité d’utilisation et l’étendue de ces fonctionnalités accessibles depuis la version gratuite. Vous pouvez notamment créer autant de tableaux que vous le souhaitez, avec un nombre de listes et de cartes illimité. Trello vous permet de travailler seul, en équipe ou avec des prestataires, collaborateurs et clients extérieurs.
Trello se présente sous forme de tableau avec des cartes que vous remplissez au fur et à mesure de l’avancée du travail et que vous glissez-déposez d’une liste à l’autre en fonction de la progression du dossier. Vous pouvez ainsi attribuer les tâches, fixer une date d’échéance, joindre des fichiers texte, image ou vidéo, des liens Internet, ajouter une check-list, etc.
La version gratuite vous offre même quelques services de son butler (majordome) qui vous permet quelques automatisations : alerte lorsque la carte arrive à échéance, synchronisation automatique entre certaines fiches à la création, ajout des étiquettes déterminant la nature de la fiche, etc. Si le nombre d’automatisations gratuites ne vous suffit pas, vous devrez passer à la version payante.
Lorsqu’une carte est arrivée à échéance et que toutes les tâches ont été réalisées, vous pouvez l’archiver pour ne pas encombrer votre interface. Vous pouvez à tout moment la retrouver dans vos archives et la renvoyer sur le tableau.
Trello propose différents abonnements mensuels ou annuels en fonction de vos besoins. Voici le prix par mois de ces formules, sur la base d’une facturation annuelle :
- Standard : 5 $ par utilisateur ;
- Premium : 10 $ par utilisateur ;
- Entreprise : 17,50 $ par utilisateur.
2 – monday.com
Monday.com est un logiciel de gestion des tâches très populaire, grâce à son interface intuitive et sa simplicité d’utilisation. Le tableau de bord que vous allez personnaliser est doté d’une multitude de fonctionnalités avec une grande liberté d’automatisation. Vous disposez d’une période d’essai gratuite de 14 jours pour tester les offres payantes.
Monday.com vous propose d’intégrer plus de 50 outils professionnels, afin de centraliser toutes vos données et de mieux organiser vos tâches. Grâce à un tableau kanban, vous disposez d’une « ligne de temps » qui vous aide à planifier visuellement le travail de chacun de vos collaborateurs. Vous ajoutez à chaque carte des fichiers joints, des annotations, des liens, une date d’échéance, etc.
Vous partagez votre tableau avec votre équipe, mais aussi avec des intervenants extérieurs.
Monday.com propose quatre plans payants en fonction du nombre d’utilisateurs. Voici par exemple ses tarifs pour une équipe de trois personnes, avec pour chacun une période d’essai gratuite de 14 jours :
- Basic : 24 $ par mois, facturés annuellement ;
- Standard : 30 $ par mois, facturés annuellement ;
- Pro : 48 $ par mois facturés annuellement ;
- Entreprise : sur devis.
3 – Asana
Asana est plébiscité par les équipes qui travaillent à distance. Le logiciel de planification des tâches permet de coordonner les différents utilisateurs, au travers d’une interface épurée. Vous déplacez les fiches par glisser-déposer. La fonction « Timeline » est conçue pour la synchronisation des projets similaires. Vous disposez d’une vue chronologique ainsi que de multiples possibilités de synchronisation pour gagner du temps.
La visualisation est personnalisable. Elle se présente sous forme de tableaux, listes ou calendriers. Vous suivez l’état d’avancement du travail, intégrant les mises à jour automatiques. Vous ajoutez des fichiers tous formats, des liens, des fichiers Dropbox, etc.
Asana vous propose un contrôle administratif. Vous vérifiez ainsi que chaque collaborateur a accès aux éléments qui correspondent à sa tâche et pouvez vous assurer que le travail est bien effectué. Le logiciel de planification de tâches vous permet en outre d’intégrer plus de 100 outils tiers.
Asana propose quatre formules payantes, avec pour chacune une période d’essai gratuite :
- Premium : 10,99 $ par mois, facturé annuellement ;
- Entreprises : 24,99 $ par mois, facturés annuellement ;
- Entreprise : sur devis.
4 – Wrike
Wrike propose des tableaux de bord souples, avec la possibilité de personnaliser les flux de travail de chacun des collaborateurs. Il convient très bien aux équipes travaillant à distance. Tous les membres de l’équipe partagent un espace dans lequel se retrouvent tous les éléments d’un dossier, ainsi que la répartition des tâches, ce qui offre une parfaite visibilité à chacun. Les mises à jour vous permettent d’accéder en temps réel à chaque commentaire ou action des divers intervenants.
Grâce à une fonction de vues multiples, vous accédez à un espace transparent et savez toujours où en est votre dossier. Pour améliorer son fonctionnement, Wrike vous offre une intégration avec des outils commerciaux comme Salesforce, GitHub, Slack, etc.
Wrike vous fournit des outils d’analyse. Vous pouvez créer des rapports personnalisés, afin d’en extraire des données et des statistiques vous permettant d’optimiser le traitement des tâches.
Wrike vous offre une version gratuite pour 5 collaborateurs, contenant toutes les fonctionnalités essentielles. Au-delà, vous devez souscrire un abonnement, avec une période d’essai gratuite :
- Professionnel : 9,80 $ par mois pour 5, 10 ou 15 utilisateurs ;
- Business : 24,80 $ par mois pour 5 à 200 utilisateurs ;
- Entreprise : sur devis.
5 – Jira
Jira fonctionne avec la méthode Kanban et la création d’un tableau, avec un système de cartes que vous pouvez filtrer avec des critères personnels. Il s’avère très efficace, car pousse la personnalisation assez loin. Vous pouvez notamment créer des étapes dans un dossier, par exemple : création ; en cours ; à réviser ; en cours d’approbation ; terminé. L’encadrement avec des échéances prévues oblige tous les collaborateurs à se discipliner et ainsi devenir plus efficaces.
En plus du tableau kanban, vous disposez de tableaux d’une grande flexibilité. Vous pouvez préparer une feuille de route pour chacun des membres de votre équipe, tout en conservant une vision globale du projet. La manipulation des cartes par glisser-déposer permet une prise en main immédiate, tandis que l’intégration à plus de 3 000 applications tierces vous permet d’étendre les fonctionnalités à l’infini.
En plus de son plan gratuit pour un maximum de 10 utilisateurs, Jira vous propose deux formules avec une période d’essai gratuite d’une semaine :
- Standard : 7,50 $ par utilisateur et par mois ;
- Premium : 14,50 $ par utilisateur et par mois.
Cette liste de logiciels pour mieux planifier et organiser vos tâches n’est bien sûr pas exhaustive, car il en existe des dizaines d’autres, mais il s’agit de présenter ici les plus performants et des plus populaires. N’hésitez pas à tester les périodes d’essai gratuites, afin de vous décider pour celui qui correspondra parfaitement à vos besoins.
